[책 요약] 초 생산성 | 마이클 하얏트

 

마이클 하얏트의 책인 「초 생산성」 내용 요약입니다. 이 책의 원제는 free to focus 인데요. '자유롭게 집중할 수 있는' 이라고 해석 할 수 있습니다. 

 

한글 제목과 영어 제목를 조합하면 이 책이 말하고자 하는 바를 예상해 볼 수 있습니다.

 

'시간을 확보하고 집중하여 초 생산성을 얻자'

 

입니다. 저자는 적게 일하고 더 많은 것을 성취하는 방법을 알려주겠다고 합니다. 적게 일하고 많이 성취하는 것은 모든 사람이 원하는 것일텐데요. 그 방법이 무엇인지 지금부터 함께 알아봅시다.

 

우리가 하고 있는 일은 네가지 종류로 분류할 수 있습니다. 

 

열정도 없고 능숙하지도 않은 일 (고역 영역)

열정은 없지만 능숙한 일 (무관심 영역)

열정은 있지만 능숙하지 않은 일 (산만 영역)

열정도 있고 능숙한 일 (갈망 영역)

 

이 네가지 일을 사분면으로 나타낼 수 있습니다. 

 

 

저자는 진정한 생산성에 도달하는 방법은 이 네가지 영역 중에서 갈망 영역에 해당하는 일을 더 많이 하는 것이라고 합니다. 열정도 있고 능숙한 일을 하라는 것입니다. 이를 달성하는 구체적인 방법으로 세 단계를 제시합니다. 

 

Step1. 멈춰라

- 수립하기 : 원하는 것을 결정하기

- 평가하기 : 나아갈 방향을 설정하라

- 회복하기 : 몸과 마음의 활력을 되찾아라

 

Step2. 잘라내라

- 제거하기 : '아니오' 근육을 키워라

- 자동화하기 : 등식에서 빠져나와라

- 위임하기 : 나 또는 더 나은 나를 복제하라

 

Step3. 행동하라

- 통합하기 : 이상적인 1주일을 계획하라

- 지정하기 : 업무의 우선순위를 매겨라

- 활약하기 : 방해물과 산만함을 물리쳐라

 

Step1. 멈춰라

첫 단계인 멈춰라에서 가장 먼저 할 일은 잠깐 하던 것을 멈추고 질문을 해보는 것입니다. 내가 왜 생산성을 높이려고 하는지, 생산성을 높이려는 목표가 무엇인지를 물어야 합니다. 저자는 효율성이나 성공은 좋은 목표가 아니라고 말합니다. 저자가 추천하는 목표는 자유입니다. 생산성을 높여서 내가 중요하다고 생각하는 것을 추구할 자유를 얻는 것입니다. 저자는 자유를 네가지로 정의합니다. 

 

- 집중할 자유 (방해 요소 없이 한가지 일에 몰두)

- 현재에 있을 자유 (데이트하며 일생각 안할 수 있는)

- 즉흥적일 자유

- 아무것도 하지 않을 자유

 

이 네가지 자유를 얻는 것을 생산성 향상의 목표로 해야 합니다. 목표를 정한 뒤에 할 일은 비전을 정하는 것입니다. 자유를 얻었을 때 도달하고 싶은 삶의 청사진이 비전입니다. 저자는 비전을 강렬하고 기억하기 쉬운 단어 몇가지로 표현하라고 합니다. (*사실 이 대목에서 목표와 비전이 명확히 구분이 되지는 않았습니다. 목표는 자유를 얻는 것인데, 비전은 자유가 띄는 모습이라고 합니다. 그게 그거 같습니다. 저는 자유는 추구해야할 방향성이고, 비전은 구체적인 분야 혹은 일 이라고 이해했습니다. 비전의 모습은 각자 다를 수 있지만 비전을 이루는 과정에서 얻는 것은 효율성이나 성공이 아닌 자유여야 합니다.)

 

비전을 정했다면 비전을 이뤄가야 하는데요. 비전을 이루기 위해서는 먼저 현재 나의 상태를 잘 알아야 합니다. 나의 상태를 알려주는 지표는 두가지 인데 '열정'과 '능숙도'입니다. 위에서 설명한 열정-능숙도 사분면이 이 두 가지 지표를 기준으로 만들어진 것입니다. 저자는 자신이 현재 하고 있는 일들의 목록을 작성하고 각 항목이 네가지 영역 중 어떤 영역에 속하는지 분류하라고 합니다. 

 

분류된 일들 중 갈망 영역에 있는 일들이 우리가 나아가야할 방향입니다. 저자는 '진정한 생산성은 갈망 영역에 해당하는 일은 더 많이 하되 다른 모든 일은 줄이는 것이라'고 말합니다. 어떻게 다른 일들을 줄여야 할까요? 이 대답은 두번째 단계에서 다룹니다. 

 

Step2. 잘라내라

초 생산성을 이루기 위한 두번째 단계는 '잘라내라'입니다. 갈망 영역이 아닌 아닌 다른 영역의 일들을 줄이는 단계입니다. 제거, 자동화, 위임을 통해 줄일 수 있습니다. 

 

제거

제거는 말 그대로 일을 제거하는 것입니다. 1단계에서 작성한 업무목록 중 갈망영역이 아닌 일들 중 제거가 가능한 일들은 과감히 제거합니다. 같은 기준으로 새로 들어오는 일들을 거절하면 됩니다. 

 

자동화

잘라내기의 두번째 방법인 자동화는 네가지로 나뉩니다. 

 

- 자기 자동화

- 템플릿 자동화

- 과정 자동화

- 기술 자동화

 

자기자동화는 루틴을 만드는 것입니다. 저자는 루틴 대신 리추얼(ritual)이라는 단어를 사용합니다. 리추얼은 '정해진 순서에 따라 수행하는 행동 패턴'이므로 루틴과 의미가 같습니다. 저자가 예시로 제공한 리추얼은 아래와 같습니다. 

 

1. 이메일 수신함 비우기

2. 밀린 슬랙 내용 확인 및 답장

3. 소셜 미디어 확인

4. 빅3 검토 (3단계에서 설명예정)

5. 스케쥴 점검

 

위 내용을 참고하여 자신만의 리추얼을 만들면 됩니다. 

 

자동화의 두번째 항목은 템플릿 자동화입니다. 템플릿 자동화의 대표적인 예는 '이메일 템플릿'입니다. 같은 형식의 글을 반복해서 작성해야 한다면 템플릿으로 만들어 놓고 부분적으로 수정해서 사용하는 것이 시간을 아껴줍니다. 이메일 뿐만 아니라 발표자료의 레이아웃이나 제목 슬라이드 등도 템플릿으로 만들어놓을 수 있습니다. 

 

자동화의 세번째 항목은 과정 자동화입니다. 과정 자동화는 작업 지침서를 만드는 것입니다. 저자는 과정자동화를 가구의 조립 설명서에 빗대어 설명합니다. 누구든 해당 문서를 따라하기만 하면 목표에 도달할 수 있도록 작성하면 됩니다. 

 

자동화의 마지막 항목은 기술자동화입니다. 기술자동화는 소프트웨어나 어플리케이션등을 이용하여 업무를 자동화하는 것을 말합니다. 저자는 아래와 같은 예를 듭니다. 

 

- 이메일 필터링 소프트웨어

- 매크로 프로세서

- 단축키 지원 소프

- 스크린캐스트 유틸리티 (화면녹화)

 

지금까지 설명한 제거하기와 자동화를 통해 할일 목록 중 상당 부분을 없앨 수 있을 것입니다. 이러한 두가지 방법으로도 제거되지 않은 일들은 마지막 방법인 '위임하기'를 통해 해결할 수 있습니다.

 

위임하기

작성한 할일 목록 중 남아있는 목록을 앞에 놓고 이런 질문을 던져봅시다.

 

이 일은 꼭 내가 해야할까?

 

답이 아'니오'인 일들을 다른사람에게 넘기는 것이 위임하기입니다. 하지만 많은 사람들이 위임을 어려워합니다. 사람들이 위임을 어려워하는 이유는 네가지가 있습니다. 

 

- 다른 사람을 믿을 수 없다

- 직접 하는게 빠르다

- 아웃소싱할 재정이 없다

- 해봤는데 소용이 없다

 

저자는 위와 같은 이유가 착각이고 오해라고 말합니다. 우리는 위임을 잘 해야만 생산성을 높일 수 있습니다. 저자는 위임을 잘 할 수 있는 구체적인 방법을 제시합니다. 위임은 지금부터 소개해드리는 순서대로 하면 됩니다. 이를 위임의 위계라고 부릅니다. 아래 순서대로 위임을 진행합니다. 

 

1. 고역 영역 (내가 하기 싫으니 남도 그럴까? 아니다. 누군가에게는 갈망영역일 수 있다.)

2. 무관심 영역 (내가 뛰어난 분야라도 지루하기만 하다면 위임하자)

3. 산만 영역 (갈망 영역까지 성장할 수 있는지 판단하고 아니라면 위임하자)

4. 갈망 영역 (일의 양이 과도할 경우 위임하자)

 

위임을 할 때 기억해야할 중요한 포인트는 '모든 책임이 리더에게 있다'는 것입니다. 리더는 위임을 하는 상대방의 신뢰를 얻어야 하며, 상대방의 신뢰를 얻기 위해서는 무책임한 위임이 아니라 상세한 안내가 있는 위임을 해야합니다. 저자는 아래와 같은 위임의 7단계를 소개합니다. 

 

1. 무엇을 위임할지 결정

2. 가장 적절한 사람을 선택

3. 업무 절차에 관해 전달

4. 필요한 자원을 제공

5. 위임 수준을 확실하게 정함

6. 운신의 여지를 줌 (뒤로 물러나서 스스로 하도록 내버려둠)

7. 때때로 점검하고 피드백을 제공

 

위 단계 중 5단계를 보면 위임의 수준이 나옵니다. 위임의 수준에는 다섯가지 레벨이 있습니다. 

 

1레벨 위임 : 위임 받은 사람이 요구받음 만큼 만 완수해주길 기대 (신입직원)

2레벨 위임 : 위임 받은 사람이 해당사항을 검토 및 조사하고 결과를 보고하도록 기대

3레벨 위임 : 위임 받은 사람이 문제해결 과정에 참여함. 최종 결정권을 주지는 않음. 

4레벨 위임 : 위임 받은 사람이 선택안들을 평가하고 스스로 결정하고 실행함. 보고는 해야함.

5레벨 위임 : 위임 받은 사람이 사실상 프로젝트의 전 과정을 진행. 보고 필요 없음

 

저자는 팀원들에게 위임의 레벨을 소개하고 위임 방법을 알리라고 말합니다. 위임의 절차가 팀 내에서 공유되도록 하는 것입니다. 

 

지금까지 설명한 2단계인 '잘라내라'에서는 일을 제거하고, 자동화하고, 위임하였습니다. 2단계를 거치고 나면 우리가 정말 집중해야할 갈망영역의 액기스가 남겨질 것입니다. 이제는 실행만 남았습니다. 적은 시간으로 스트레스를 덜 받으며 갈망영역의 일들을 해내는 방법을 알아봅시다. 

 

Step3. 행동하라

적은 시간으로 스트레스를 덜 받으며 갈망영역의 일들을 해내려면 어떤 '행동'을 해아할까요. 저자는 세가지 액션을 제시합니다. 통합하기, 지정하기, 활약하기 입니다. 

 

통합하기

첫번째 액션인 통합하기의 목적은 이상적인 1주일을 계획하는 것입니다. 이상적인 1주일을 계획하려면 업무의 통합이 필수적입니다. 여기서 업무의 통합은 유사한 작업들을 모으는 것을 말합니다. 인간의 두뇌는 멀티테스킹이 불가능하기 때문에 이 일 저 일 왔다갔다 하면 정보처리 능력이 둔화된다고 합니다. 일을 처리하는 가장 효과적인 방법은 한번에 한가지 일에만 집중하는 것입니다. 우리는 비슷한 일을 한데 모아 처리함으로써 주의력 소모를 줄일 수 있습니다. 저자는 비슷한 일을 한데 모아 처리하는 것을 '대량 일괄 처리'라고 이름 붙였습니다. 예를 들면 팀 회의는 전부 월요일에 몰아넣고 고객 미팅은 전부 금요일에 몰아넣는 식입니다. 

 

이제 통합된 여러가지 일들을 범주로 분리해야 합니다. 저자는 세가지 범주로 분류하는 것을 추천합니다. 세가지 범주는 무대 위, 무대 뒤, 무대 밖입니다. 첫번째 범주인 무대 위는 배우가 연기를 하는 곳입니다. 각 직업 종사자들이 실제로 수행하는 업무를 말합니다. 목사라면 설교, 사진작가라면 사진촬영, 강연가라면 연설이 무대 위 범주에 속합니다. 두번째 범주인 무대 뒤는 배우가 대사를 외우고, 리허설을 하고, 연기를 준비하는 곳입니다. 목사라면 설교준비, 사진작가라면 장비 유지관리, 강연가라면 콘텐츠 준비 등이 무대 뒤 범주에 속합니다. 마지막 범주인 무대 밖은 무대를 떠나서 가족, 친구, 휴식, 회복이 이루어지는 곳입니다. 이상적인 1주일을 계획할 때 이 세가지 범주를 반영하면 됩니다. 

 

지정하기

우리가 이상적인 1주일 계획을 세운 상태라고 합시다. 두번째 액션인 지정하기에서는 한 주와 하루을 어떻게 맞이해야하는지를 제시합니다. 

 

저자는 다음 주를 미리 검토하는 것으로 한 주를 시작합니다. 일요일 저녁에 주간 프리뷰를 한다고 합니다. 저자는 여섯가지 단계로 주간 프리뷰를 합니다. 

 

1. 이번 주의 승리 떠올리기

2. 이번 주 결산하기

3. 할 일 목록과 메모 검토하기

4. 목표, 프로젝트, 행사, 회의, 마감 기한 확인하기

5. 주간 빅3 지정하기

6. 회복 계획하기

 

2단계인 이번 주 결산하기에서는 세가지 질문을 던지면 됩니다. 

 

'이번 주에 주요 업무를 얼마나 진척시켰나?'

'무엇이 효과가 있었고 무엇이 효과가 없었나?'

'앞서 분석한 내용을 토대로 무엇을 지속하고, 발전시키며, 시작하거나, 중단할 것인가?'

 

5단계의 주간 빅 3 지정하기에서는 아이젠하워 우선순위 매트릭스를 통해서 중요하면서 긴급한일을 찾아내고 이들을 주간 빅3에 우선적으로 넣어줍니다. 중요하면서 긴급한 일 다음 순위는 중요하지만 급하지 않은 일입니다. 

 

 

주간 프리뷰를 위와 같은 여섯가지 단계로 수행했다면 이제 하루하루를 어떻게 맞이할지 이야기해보아야 합니다. 하루 중 일어나는 일은 보통 두 가지로, 회의와 업무입니다. 자신이 조정할 수 있는 회의는 대량 일괄 처리에 따라 원하는 날에 몰아넣을 수 있지만 조정할 수 없는 경우는 참석할 수 밖에 없습니다. 업무는 매일 세가지 핵심 업무만 완수하는 것을 목표로 해야 합니다. 이를 '일간 빅3'라고 합니다. 저자는 일간 빅3를 적용하면 업무와 생산성에 대변혁이 일어나고, 일터와 가정에서 느끼는 만족도가 상승할 것이라고 주장합니다. 일간 빅3의 선별은 주간 빅3를 바탕으로 하면 됩니다. 

 

활약하기

우리는 적게 일하고 더 성취하기 위해서 갈망영역의 일들을 정하고 중요하지 않은 일들을 잘라냈습니다. 갈망영역의 일들을 적은 시간에 스트레스를 덜 받으며 해내기 위한 한 주의 계획까지 세웠습니다. 마지막 액션은 우리의 집중력을 깨뜨리는 요소를 제거하는 것입니다. 우리의 집중력을 깨뜨리는 요소는 외부적 요소와 내부적 요소가 있습니다. 외부적요소는 방해물이고, 내부적 요소는 산만함입니다. 

 

외무적 요소인 방해물은 갑작스러운 방문, 전화, 이메일 등을 말합니다. 방해물을 줄이고 물리치는 방법은 아래와 같습니다. 

 

- 즉흥적 의사소통 제한하기 (알림 꺼두기)

- 사전에 경계선을 설정하고 지키키 (방해금지 팻말 등)

 

내부적 요소인 산만함은 일이 어렵거나 지루할 때 쉬운일, 인터넷, 소셜미디어 등으로 도피하는 것을 말합니다. 저자는 특히 멀티테스킹의 비효율성을 강조합니다. 멀티태스킹은 일을 하는 시간 안에서 일을 미루는 즐거움을 제공하기 때문에 정서적 만족감을 준다고 합니다. 그러나 멀티태스킹을 하는 사람은 자신이 일을 하고 있다고 느끼지만, 실제로 일을 질질 끌고 있는 것입니다. 또한 어려운 일을 하다가 얼마 버티지 못하고 쉬운 일로 도피하려는 경향도 안좋은 결과를 가져옵니다. 저자는 어려운 업무를 오르막길 업무라고 칭합니다. 오르막길 업무를 하다가 쉬운 일로 도피하게 되면 단기적으로는 흥분도가 올라가 흥미를 얻습니다. 하지만 이러한 행동이 반복되면 되면 주의력 결핍에 걸릴 수 있습니다. 

 

그렇다면 어떻게 집중력을 향상시킬 수 있을까요. 저자는 다섯가지 전략을 제시합니다. 

 

- 기술을 이용해 기술 통제하기 (집중력 어플리케이션 등 사용)

- 적절한 음악 듣기 (단순하고 친숙하며 반복되는 배경음악)

- 작업 공간 변화주기 (일하는 장소를 바꿔가면서 활력 되찾기)

- 작업 공간 정리하기

- 욕구 좌절 내성 키우기 (빠져나가고 싶은 충동이 왔을 때 오르막길 업무에 머물기로 선택하는 빈도 늘리기)

 

★요약의 요약

이책의 내용을 세 문단으로 요약하면 아래와 같습니다. 

 

- 생산성의 목표는 자유를 얻는 것이다. 비전을 수립하고 갈망역역의 일들을 찾아내라. 

- 갈망영역이 아닌 일들은 제거, 자동화, 위임으로 잘라내라. 갈망영역의 일들이 우리가 나아갈 방향이다. 

- 멀티테스킹은 독이라는 사실을 기억하고, 비슷한 업무끼리 통합하여 주간 계획을 세워라. 하루에 세가지 업무만 완수하는 것을 목표로 하라. 방해물과 산만함을 제거하라. 

 

 

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